A partir de juillet 2024 toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir les factures électroniques . L’émission de facture électronique sera, quant à elle, obligatoire progressivement d’ici 2026 ( voir calendrier ci-bas ) pour l’ensemble des entreprises Française assujetties à la TVA pour les ventes en France.
Que dit la loi ?
Ses objectifs
- Renforcer la lutte contre la fraude fiscale au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi : selon un rapport de la Commission européenne, les Etats membres de l’UE ont perdu 134 milliards d’euros de recettes de TVA rien qu’en 2019, à cause de déclaration partielles.
- Renforcer la compétitivité des entreprises :
– en allégeant la charge administrative et en fluidifiant les processus pour réduire les coûts de traitement des factures,
– en luttant contre le fléau des retards de paiement avec des données transmises automatiquement aux clients et fournisseurs dès lors qu’elles sont produites.
- Simplifier les obligations déclaratives, avec notamment le pré-remplissage des déclarations de TVA.
- Améliorer la gestion de la conjoncture, avec des remontées d’informations en temps réel sur l’activité économique de sorte à se doter d’un pilotage d’une politique économique au plus près de la réalité des acteurs.
Le texte
Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 fixe les modalités d’application des obligations d’émission, de transmission et de réception des factures électroniques et de transmission des données de facturation et de paiement à la direction générale des finances publiques. L’arrêté du 7 octobre 2022 précise les spécifications techniques et les procédures.
Les sanctions
Les textes prévoient à ce jour une amende de 15 euros par facture pour ceux qui qui ne respecteront pas l’obligation de facturation, plafonnée à 15 000 € par an. Et 250 € par facture pour l’absence d’e-reporting, dans la même limite.
« Le risque va au-delà de ces deux types d’amendes : dans le nouveau système, toutes les irrégularités seront flagrantes, et les entreprises se verront plus facilement condamnées pour non-respect de la LME (Loi de Modernisation de l’Economie), ou parce qu’elles ont omis certaines des nombreuses mentions obligatoires sur leurs factures, comme la référence à un bon de commande », notait dans Les Echos Emmanuelle Muller-Schrapp, associée chez Grant Thornton.
La menace de sanctions est bien réelle, et il faut prendre en compte, en plus des amendes, le fait d’attirer l’attention de l’administration fiscale sur l’entreprise.
Les solutions
Le format de fichier
La facture électronique n’est pas qu’une simple facture dématérialisée. Une facture électronique est conçue, transmise, et conservée sous format électronique. Pour qu’une facture soit dite électronique son mode de conception ainsi que son mode de transmission doivent l’être, et respecter une piste d’audit fiable. C’est le processus même de facturation qui est dématérialisé.
C’est pourquoi l’état a retenu un format de fichier Factur-X ( fichier Pdf + XML ) lisible par les systèmes informatiques et par l’œil humain, s’appuyant sur un réseau de plateformes d’échange ( PDP ) organisé en Y.
Modèle d’échange en Y
Notre approche pour vous accompagner vers la meilleure solution
1. Analyser l’existant
Connaitre votre mode de fonctionnement, vos contraintes métier ou humaines, avant d’envisager les pistes possibles pour vous. Chaque entreprise est unique, c’est votre Expert-Comptable qui vous connait le mieux et qui saura vous diriger sur les bonnes pistes.
2. Choisir un outil compatible et ouvert
Votre outil commercial devient encore plus stratégique. Il conviendra de l’étudier, le valider et dans le cas extrême de migrer.
- La solution doit être en mesure de gérer les factures électroniques dans les différents formats du socle retenu par l’administration : Factur-X, UBL ou CII,
- Être parfaitement interopérée avec les plateformes autorisées à router la facture vers son destinataire et en transmettre les données à l’administration fiscale (l’e-reporting).
Des interfaces entre les plateforme d’échange ( PDP ) et votre comptabilité permettront de fluidifier votre gestion des factures d’achat.
3. Maîtriser les contraintes de l’e-reporting
L’obligation d’e-reporting est définie comme « la transmission à l’administration de certaines informations liées aux opérations commerciales (par exemple, les montants d’exploitation, les montants des factures de TVA, etc.) qui ne sont pas concernées par les factures électroniques au service administratif ». Il s’agit d’opérations de ventes et de prestations de services à des particuliers, ou avec l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires, etc.).
De manière générale (sauf certains cas particuliers s’agissant des opérations internationales), les données des transactions de e-reporting dont la liste est définie par décret devront être transmises par l’entreprise qui réalise l’opération, par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration ou via le portail public de facturation.
Plusieurs modes et formats de transmission seront possibles. Si vous disposez d’un logiciel de caisse, les données incluses dans le récapitulatif des données journalières d’une caisse (ticket Z) pourront faciliter la transmission des données attendues sous format dématérialisé et structuré. Si vous émettez des factures électroniques à destination de vos clients particuliers, vous pourrez déposer directement cette facture sous format dématérialisé et structuré sur la plateforme de dématérialisation partenaire que vous avez choisie ou sur le portail public de facturation. L’un ou l’autre se chargera d’extraire les seules données utiles au e-reporting pour les besoins de l’administration fiscale. Dans ce dernier cas toutefois, la plateforme que vous utilisez n’a pas l’obligation d‘adresser la facture à votre client. Ce point dépendra donc de l’offre commerciale de la plateforme et du contrat que vous aurez passé avec elle.
En l’absence de logiciel ou système de caisse, ou de dépôt de facture, l’entreprise aura la possibilité de saisir ou transmettre un état récapitulatif des transactions réalisées sur la période. Les données transmises en e-reporting se limiteront au montant des transactions et de la TVA afférente.
4. Sécurisation, simplification, anticipation
Il conviendra de choisir une plateforme sécurisée, afin de vous prévenir de tout détournement des informations collectées, et éviter les pertes de données ( facture ). L’archivage des factures demeure un enjeu majeur.
La Plateforme devra s’intégrer parfaitement à votre environnement de travail, afin de minimiser l’impact pour votre activité.
Votre Expert-Comptable saura vous guider, dès que la liste des PDP sera officialisée ( septembre 2023 )
Anticiper peut cependant être une belle alternative, afin de bénéficier de fonctionnalités et d’expérience sur ce sujet avant vos concurrents. Nous pouvons commencer dès Janvier 2023
Les opportunités pour votre entreprise
Pour toutes les entreprises qui sauront négocier efficacement le virage de la généralisation de la facturation électronique, la récompense sera à la hauteur de l’effort, et au-delà.
La réforme porte en effet la promesse de vrais gains pour toutes les entreprises
- Meilleure productivité dans la gestion administrative : toutes les factures étant dématérialisées et transitant auprès de l’administration fiscale, il est enfin possible de rêver à un monde où les données de la facture arrivent automatiquement dans les systèmes d’informations (ERP ou outil de production comptable). Cette donnée comptable devient alors une donnée financière, directement actionnable pour les décideurs de l’entreprise.
- Réduction du coût lié à la facture : le Ministère de l’Economie, de l’industrie et du numérique estime le coût de traitement d’une facture entrante entre 14 et 20€ (comprenant saisie, validation, paiement, archivage et gestion des litiges). Un coût moyen qui descendrait à 4€ pour une facture électronique.
- Meilleur suivi des échéances : toutes les données des factures sont enfin disponibles. Gestion simplifiées des encours clients, des relances et des règlements fournisseurs.
- Meilleures relations clients-fournisseurs, grâce à la transparence des statuts du cycle de vie de la facture pour les deux parties, fournisseur et client. Toute facture refusée pourra alors être très rapidement remise pour ne pas décaler le règlement. Chaque fournisseur pourra être notifié du bon dépôt de sa facture chez son client, qui ne pourra pas prétendre ne pas l’avoir reçue.
