Vous êtes employeur et souhaitez continuer à bénéficier des exonérations de cotisations sociales ? Vous devez alors mettre à jour le régime de protection sociale complémentaire en place dans votre entreprise.
La protection sociale complémentaire en entreprise
La protection sociale complémentaire vient, comme son nom l’indique, compléter la protection sociale assurée par les régimes légaux (sécurité sociale, indemnisation chômage…).
Son objectif est alors de garantir à l’individu une protection face aux risques de la vie comme la maladie, l’accident, la maternité, la vieillesse, l’invalidité ou le décès.
Il est obligatoire de mettre en place un régime de protection sociale complémentaire(au moins la mutuelle) dès qu’un salarié est employé.
Cela est assuré par le biais de contrats collectifs de mutuelle, prévoyance et retraite supplémentaires conclus entre l’employeur, l’assureur et le salarié.
Tout employeur ayant au moins un salarié est alors concerné par la mise en conformité des actes instituant ses régimes de protection sociale complémentaire.
Pourquoi vérifier sa conformité ?
Les contributions versées par les employeurs pour financer le régime de protection sociale complémentaire mis en place dans l’entreprise sont exonérées de cotisations et contributions sociales. L’exonération se fait à condition que ce régime soit collectif et obligatoire.
Durant la pandémie, un régime dérogatoire temporaire a été mis en place par la loi du 17 juin 2020. Il concernait les salariés placés en activité partielle du 12 mars 2020 au 30 juin 2021. Ces salariés ont pu continuer à bénéficier des garanties prévues par le contrat frais de santé de l’entreprise alors que leur contrat de travail était suspendu.
Or, ce dispositif avait, jusqu’alors, été ponctuel et relié à la crise sanitaire. Cependant, l’administration a décidé de le pérenniser. En effet, une instruction interministérielle du 17 juin 2021 est venue préciser les conditions d’application de ce caractère collectif obligatoire lorsqu’une suspension du contrat de travail du salarié se présente et qu’une indemnisation est maintenue.
Il est donc nécessaire d’actualiser le régime de protection sociale complémentaire de votre entreprise avec ces nouvelles modalités.
Comment vérifier sa conformité ?
Deux étapes sont nécessaires à la mise en conformité :
- La mise à jour du contrat collectif avec l’organisme gérant ce régime
- La mise en conformité des accords collectifs ou décisions unilatérales de l’employeur (DUE)
Mise à jour du contrat collectif
Par défaut, la mise à jour du contrat collectif s’est faite par le biais d’un avenant au contrat collectif (reçu par l’employeur au courant du mois de décembre ), adressée par l’organisme assureur. Cet avenant prenait effet au 1er janvier 2022.
Si la modification du contrat suppose une approbation en assemblée générale au sein de l’organisme assureur, s’il n’a pas été possible de tenir l’AG avant le 1er janvier 2022, le contrat collectif peut être mis à jour jusqu’au 30 juin 2022.
Enfin, si l’assureur délivre aux salariés une information écrite sur le maintien des garanties pendant la suspension de leur contrat de travail, le contrat collectif peut être mis à jour jusqu’au 31 décembre 2022.
Concernant les salariés placés en activité partielle, l’employeur doit, le cas échéant, jusqu’au 30 juin ou 31 décembre 2022, maintenir les garanties complémentaires de protection sociale dans les conditions fixées par l’instruction interministérielle du 16 novembre 2020.
Mise en conformité du document instaurant les garanties complémentaires de protection sociale dans l’entreprise
Le document instaurant les garanties complémentaires de protection sociale dans l’entreprise (accord collectif, accord référendaire ou décision unilatérale de l’employeur) doit également être mis en conformité avec les nouvelles modalités de l’instruction interministérielle du 17 juin 2021.
Si le régime a été instauré via une décision unilatérale de l’employeur (DUE), la mise à jour du document doit être faite avant le 1er juillet 2022. Sinon, dans le cas où le régime a été instauré par un accord collectif ou un accord référendaire, la mise à jour du document doit être faite avant le 1er janvier 2025.
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